Bien qu'Excel ne soit pas bien adapté pour la gestion des bases de données, il dispose d'un impressionnant arsenal d'outils d'exploitation des bases de données, qui comprend notamment les filtres, les grilles de saisie, les sous-totaux, les fonctions de bases de données, les tableaux croisés dynamiques, les requêtes, et les formules matricielles (et quelques autres que nous passerons sous silence). Les fonctions de recherche (RECHERCHEV, EQUIV, INDEX…) et les fonctions conditionnelles (SOMME.SI, NB.SI…), mentionnées plus haut sont également des outils très utiles pour l'exploitation de bases de données.
- les filtres (automatiques ou élaborés) sont très simples à utiliser. Ils permettent d'extraire d'une base de données toutes les lignes (fiches) qui répondent à certains critères simples. Des calculs peuvent ensuite être effectués sur les fiches sélectionnées. On peut par exemple extraire d'une base de données européennes toutes les sociétés allemandes du secteur chimie, puis calculer leur PER moyen.
- Les grilles de saisie permettent d'entrer de manière confortable de nouvelles fiches dans une base. Elles permettent également de filtrer (pour examen fiche par fiche) les fiches répondant à des critères simples (un critère par colonne). Dans l'exemple précédent, on peut examiner une par une toutes les sociétés allemandes du secteur chimie.
- Les sous-totaux permettent, sur une base triée selon les valeurs d'une colonne, d'effectuer des calculs simples pour chaque valeur de cette colonne (sous-totaux, nombre, moyenne, maximum…). Par exemple calculer le PER médian des sociétés en fonction de leur nationalité.
- Les fonctions de bases de données permettent d'effectuer des calculs simples (nombre, sommes, moyennes, médianes, minimum, maximum…) sur les fiches d'une base de donnée répondant à certains critères. L'avantage par rapport aux filtres et aux sous-totaux, c'est qu'on ne "touche pas" à la base qui n'a pas besoin d'être triée et dont on n'extrait aucune fiche. Le calcul est fait complètement en dehors de la base. Le principal inconvénient est la nécessité d'écrire des critères sous une forme un peu absconse.
- Les tableaux croisés dynamiques permettent d'effectuer quelques opérations simples (dénombrement, somme, moyenne…) sur les fiches en fonction des valeurs de deux (voire plus) colonnes. On peut par exemple établir à partir de notre base de sociétés européennes, un tableau à double entrée affichant en colonnes les secteurs d'activité et en lignes les pays, et présentant les moyennes des PER pour chaque couple secteur / pays.
- Les requêtes permettent d'extraire des données à partir d'une base de données (Excel ou autre). On peut ainsi extraire d'une base Access de sociétés, le résultat net prévisionnel pour l'année prochaine de la société France Telecom, et ce sans ouvrir la base Access.
- Les formules matricielles permettent de faire n'importe quel calcul sur les fiches d'une base de données répondant à n'importe que critère (ou presque). Bien qu'utilisant des notions un peu abstraites, elles remplacent avantageusement les fonctions de bases de données (avec toutefois l'inconvénient d'être sensiblement plus lentes pour calculer dans les grandes bases).
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