Copies, copie d'image, de graphiques, images dans Word

Par exemple :

Pour diviser par 6.55957 un tableau entier de chiffres :

Inscrire 6.55957 dans une cellule quelconque, copier la cellule, sélectionner la plage à diviser, Edition / Collage spécial / Division

Si la cellule contenait une formule, celle-ci est conservée et divisée par 6.55957 (ce qui n 'est pas forcément le but recherché). Il est généralement préférable de figer au préalable les éléments du tableau par copie / collage spécial valeur, avant de les diviser par 6.55957.

Attention, Collage spécial / opérations doit être utilisé avec prudence :

Si la cellule copiée contient une formule relative, elle sera recopiée avec des références transposées, ce qui risque de donner des résultats fantaisistes (il est prudent de ne recopier que la valeur avec Collage spécial / Valeur / opération).

Dans l'exemple de la division par 6.55957 d'un tableau de chiffres, attention aux cellules liées du tableau.

Le collage de cellules avec liaison donne le même résultat que l'utilisation du signe égal suivi de la référence des cellules copiées.

On peut coller avec liaison des éléments placés dans d'autres feuilles, dans d'autres fichiers, et même dans d'autres applications.

Pour copier dans Excel une plage sous forme d'image avec liaison, il faut copier la plage, puis MAJ+Edition / Coller l'image avec liaison.

Attention, il est vivement recommandé de nommer les plages destinées à être copiées avec liaison. Cette manière de faire évite la perte de la liaison en cas de modification du document Excel (ajout de ligne par exemple).

Quand on a copié une plage de cellules dans le presse-papiers, on peut la coller sous diverses formes dans un document Word :

- Edition / Coller (les cellules) ou CTRL+C permet de copier le contenu des cellules au format RTF (Rich Text Format), c'est à dire en conservant la mise en forme (polices, tableau, bordures…). La plage de cellules est donc recopiée sous forme d'un tableau Word.

(Le même résultat est obtenu à partir de Word par Insertion / Fichier…).

A l'inverse, on peut très bien copier un tableau Word (ou un tableau trouvé sur une page Web) et le coller sur Excel (attention toutefois aux sauts de ligne à l'intérieur d'une cellule du tableau Word !).

- Edition / Collage Spécial / Feuille de calcul Excel permet d'insérer une objet Feuille de calcul Excel dans le document Word.

Si on utilise l'option coller avec liaison, c'est directement le fichier source qui s'ouvre après double-clic.

Le même résultat peut être obtenu depuis Word par Insertion / Objet / créer d'après le fichier…

Rappelons que cette procédure est à éviter quand le fichier Excel est volumineux (par exemple Excel). Attention également à ne pas recopier plusieurs fois un fichier Excel dans un même fichier Word ! (cf. plus bas).

- Edition / Collage Spécial / Texte sans mise en forme permet de copier le tableau sous forme de texte avec des tabulations pour séparer les colonnes et des sauts de lignes pour séparer les lignes.

Le format est celui du paragraphe du document Word où le texte est inséré (ce qui donne parfois des résultats inattendus, notamment avec les styles prévoyant des sauts de ligne) :

nom âge

toto 12

lulu 6

riri 9

En cochant la case Copier avec liaison, un lien est établi entre le tableau et le document Excel d'origine.

C'est ce mode de copie qu'il convient d'utiliser pour insérer des champs variables dans un document Word (mise à jour du document quand le fichier Excel est modifié). On peut modifier le format des caractères collés.

- Edition / Collage spécial / Image permet de copier la plage sous forme d'image (éventuellement liée)

A partir d'un fichier Excel, on peut copier dans une note Word, avec (ou sans) liaison, un tableau des comptes de résultats sous forme d'image.

On peut aussi copier le résultat d'un calcul, puis le coller avec liaison dans le texte de la note Word. De cette façon, la note Word sera mise à jour à chaque modification du fichier Excel.

Attention, il est vivement recommandé de limiter le nombre de liaisons entre un fichier Word et des fichiers Excel. Un trop grand nombre de liaisons alourdit considérablement le fichier Word.

Dans tous les exemples précédents, on sélectionne une plage ou une cellule, avant de la copier.

On peut recopier seulement une partie de la formule contenue dans une cellule et sélectionnant une fraction du contenu de la barre de formules, puis Edition / copier suivi de Echap (pour sortir de la barre de formules).

On peut de la même façon recopier un élément d'une zone de texte.

Pour copier une feuille graphique dans Excel, sélectionner la totalité du graphique en plaçant le curseur tout au bord du graphique, Edition / Copier, passer dans Word / Edition / Collage spécial / Image / ne pas dissocier du texte.

Pour copier un graphique inséré dans une feuille Excel, il est préférable de le copier directement sous forme d'image : sélectionner le graphique / enfoncer la touche Maj avant de cliquer sur Edition / Copier une Image puis passer dans Word pour coller l'image.

Comme les tableaux Excel, les graphiques peuvent être copiés dans Word avec liaison. Cette procédure est toutefois à utiliser avec précaution car elle rend les fichiers plus difficiles à manipuler.

Attention, au moment du collage sous forme d'image, Word propose un collage en mode "image" ou en mode "points". Il est préférable de retenir le mode image, moins volumineux.

On peut de même copier une image en la sélectionnant puis Edition / copier, se placer à l'endroit souhaité de Word et Edition / collage spécial / image / ne pas dissocier du texte.

Si le graphique ou l'image n'apparaît pas ou apparaît tronqué,

- Vérifier que Outil / options / affichage / dessins est bien coché et que Outil / options / affichage /espace pour image est non coché

- vérifier que la hauteur de ligne n'est pas fixe (sélectionner la zone où doit être le graphique, format / paragraphe / retrait et espacement / mettre interligne à simple)

Pour copier une image à partir d'une page Web :

Dans Internet Explorer, Clic droit sur l'image, Copier, passer dans Word / Edition / Collage spécial / image (on peut aussi enregistrer l'image sous forme de fichier image avant de l'insérer dans Word).

Pour copier une image de l'écran de l'ordinateur, taper la touche ImprEcran. L'image de l'écran passe directement dans le presse-papiers et peut être collée par exemple dans Word par Edition / Collage Spécial / Image. (Alt + ImprEcran ne copie que la fenêtre de l'application).

Quand on colle une image, un objet ou un texte avec liaison dans Word, Word conserve en mémoire l'adresse (dans Excel) de l'objet qui a été copié.

Il suffit pour s'en assurer de cliquer (dans Word) sur Edition / Liaisons pour voir la liste des fichiers liés au document Word.

Les objets collés dans Word avec liaisons se mettent automatiquement à jour à l'ouverture du fichier. Si le fichier source est ouvert, la mise à jour se fait dès que la source est modifiée.

Quand un document contient beaucoup de liaisons, il est conseiller d'éviter la mise à jour automatique des liaisons (qui peut être très longue à chaque ouverture du fichier) en les verrouillant :

Edition / liaisons / Mise à jour manuelle ou verrouillée (attention, cette option de Word n'est pas possible sous Excel, si le fichier source est ouvert, la mise à jour du fichier Excel est automatique).

Rappelons qu'il est souhaitable de nommer les plages Excel avant de les copier avec liaison.

On a vu qu'on pouvait copier, notamment dans Word, une plage de cellules Excel, sous forme de texte, de tableau ou d'image, avec liaison ou non.

Au lieu de copier une plage de feuille de calcul, on peut utiliser Insertion / Fichier / choix de la page et de la plage… Le résultat est le même que Edition / copier Edition / coller (copie sans liaison sous forme de tableau Word).

On peut de même insérer une image par Insertion / image. Cette procédure est préférable à un copier coller quand on part d'images au format jpeg (la copie modifie le format et rend l'image beaucoup plus encombrante). Elle est notamment utile pour insérer dans Word des images récupérées sur Internet.

On peut également insérer directement dans Word un fichier (Word, Excel, fichier son, graphique, image, carte…) par Insertion / Objet / créer d'après le fichier…(avec liaison ou non).

Pour insérer un fichier "vierge", insertion / objet / Nouvel objet… Le fichier inséré peut ensuite être modifié.

Dans le cas d'un fichier Excel, on se trouve dans la même situation qu'après un collage spécial / feuille de calcul Excel.

Cette procédure est utile quand le fichier Excel est de taille modeste. On peut même se passer dans ce cas de conserver une fichier Excel séparé du fichier Word. Le paragraphe suivant développe cette possibilité.

La puissance des ordinateurs actuels permet d'envisager de regrouper dans un même fichier un document Word et un document Excel. Le résultat peut être obtenu en insérant un (voire plusieurs) fichier(s) Excel dans un fichier Word ou en insérant un fichier Word dans un fichier Excel.

Le fichier inséré est ouvert par clic droit sur la zone collée (ou sur l'icône) et Objet / ouvrir et peut être modifié comme un fichier libre.

Les liaisons établies entre les deux fichiers (par collage spécial avec liaison) permettent d'ouvrir dans Word une multitude de fenêtres sur le fichier Excel. Il est important de nommer dans Excel chaque zone avant de la copier dans Word de façon à éviter des difficultés de mise à jour du document Word en cas de modification de l'emplacement des zones dans la feuille Excel (ajout d'une ligne par exemple).

Attention toutefois, si le fichier Excel est trop gros, l'ensemble peut devenir difficile à manipuler !

télécharger le fichier exemple

On peut placer une image en filigrane (sous le texte) dans Word par clic droit sur l'image, ordre, sous le texte.

Ou bien : insérer image (par ex Wordart)

Barre d'outils dessin / dessin / ordre / texte au dessus

Eventuellement format image habillage aucun

Dans Excel, on peut utiliser Format / Feuille / Arrière Plan … (mais dans ce dernier cas, l'image n'est pas imprimable).

Pour écrire à côté d'un tableau Word, on peut coller le tableau dans une zone de texte (Insertion / Zone de texte…). Prendre soin de lier le tableau au texte par Format de la zone de texte / Habillage encadré / position / position sur la page / déplacer avec le texte / depuis paragraphe…

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